¿Nos organizamos?

Me gustaría que todo aquel que lea este post, empiece por reflexionar si en su empresa actual o por todas aquellas por las que ha tenido el gusto o la desgracia de pasar, no se da o daba alguno de los siguientes problemas.

  • Falta de comunicación entre las diferentes áreas de negocio, incluso desconocimiento de lo que se hacía en otros departamentos o unidades de negocio.
  • Mal ambiente tanto entre las áreas como dentro del área entre los diferentes niveles de mando.
  • Desconocimiento de la mayoría de las decisiones empresariales que se tomaban en la organización y que en parte afectaban al trabajo diario.
  • Sensación de descoordinación o incluso tareas duplicadas por varios compañeros tanto dentro de la misma área o de otras unidades.
  • Decisiones que tardan mucho en tomarse.
  • Desconocimiento sobre los responsables de determinadas acciones o decisiones.
  • Gran dificultad para realizar proyectos o tareas que afectan a varias áreas o departamentos, y sensación de enfrentamiento “los otros no hacen lo que deberían”.

Entiendo que sois muchos los que podéis ver algunas pautas de conducta que se dan con mayor o menor intensidad en vuestras organizaciones, no es de extrañar, ya que estos problemas son muy comunes y  residen en la mala comunicación y coordinación entre los diferentes niveles.

Y aunque parezca que ya no existe una solución y está todo perdido, no desesperéis, la solución reside en muchas ocasiones en la propia causa del problema, es decir, si tenéis problemas de comunicación y coordinación pues tendréis que desarrollar mecanismos para reforzar estas dos facetas y poder encauzar la organización.

Para ello no existe mejor medicina que la creación de un modelo de órganos de gobierno corporativo, o lo que es lo mismo una serie de comités que vertebren la toma de decisiones a diferentes niveles y que consigan a su vez hacer llegar la información de un nivel a otro (tanto desde arriba hacia abajo como desde los empleados a los máximos responsables) detectando con ello áreas de mejora en la operativa, oportunidades de negocio, posibles necesidades de algún colectivo concreto, etc…

Aunque cada organización es un mundo y no existen las “recetas únicas”, podríamos plantear como comités necesarios dentro de este órgano de gobierno  los siguientes:

  • Comité estratégico – Formado por los directores de mayor nivel  (grupo reducido) y en el que se defina la estrategia y se compruebe si se avanza en el día a día para alcanzarla, o es necesario modificar alguna acción. Fundamental la transmisión a la organización de la misma, ¿Cómo vas a conseguir algo que no conoces?
  • Comité de dirección – Formado por los directores de negocio y de las áreas de soporte (principales) y cuya misión es hacer tangible la estrategia en acciones y repartir las mismas en las diferentes áreas.  También harán seguimiento de los avances y lo transmitirán tanto hacía abajo (reforzando buenas prácticas, como corrigiendo algunas otras) como hacía arriba (al comité estratégico) para que estos puedan evaluar el grado de evolución de la organización.
  • Comité operativo – (O comité de dirección ampliado) la creación de este tipo de comité depende en gran parte de las características de la organización, pero lo que es fundamental es que se cree un canal de coordinación a este nivel, más pegado a las acciones del día a día y que del mismo luego cuelguen por ejemplo algunos comités desarrollados en proyectos concretos o para la realización de alguna tarea o proceso en la que intervengan diferentes áreas.

Por clarificar este tipo de comité, podemos decir que este comité sería el tronco de un árbol, en el cual se clarifica el qué y el cómo tener que hacer las cosas entre los responsables de las diferentes áreas, y comunicar que se está haciendo (fundamental) ya que dota a la organización de una visión horizontal.

  • Y dentro del plano operativo y vinculado al mismo, se podrán desarrollar diferentes comités, (de proyecto, por áreas, por procesos….) es fundamental que se desarrollen únicamente comités en aquellos aspectos en los que se tenga o se prevea un problema de coordinación o de comunicación.

La creación de un modelo de gobierno corporativo, no consiste en el desarrollo de una serie de reuniones en las cuales se pierda el tiempo, o se discuta sin llegar a ningún acuerdo, las reglas del juego son básicas, son órganos de coordinación y comunicación en los que se tienen que tomar decisiones concretas, repartir tareas y comunicar tanto hacia arriba como hacia abajo.

Lo que conseguiremos con este modelo de comités será crear una columna vertebral sobre la que se podrá apoyar la organización, llegando desde la cabeza a los pies y las manos, dando velocidad a las decisiones cuando el cuerpo (organización) nos exija correr, y relajar algún músculo cuando nos hayamos lesionado.

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