En busca de la claridad organizativa

¿Seríais capaces de saber a qué se dedica una organización, analizando únicamente su organigrama?

Pues si el mismo se ha realizado de la manera correcta, tendríais que poder, ya que es, o mejor dicho, debería ser una de las mejores herramientas para conocer no sólo a lo que se dedica la organización sino cuáles son sus principales líneas estrategias.

Los organigramas no dejan de ser la representación gráfica de cómo una organización estructura a sus empleados para poder conseguir sus retos estratégicos, y tendría que quedar claro al observar los mismos el ¿Qué se hace? y el ¿Cómo se quiere hacer?

Pero no son muy abundantes las organizaciones que tienen sus estructuras organizativas claras y vinculadas a las necesidades estratégicas, sino que suelen ser más la mezcla de necesidades pasadas con remiendos para salir del paso y provocan un gran lío que luego revierte en el día a día.

Yo diría que la falta de claridad en la organización es uno de los principales problemas en las empresas ya que un mal diseño organizativo genera otros problemas operativos, como son la creación de silos en las áreas de trabajo, la falta de comunicación y orientación al cliente interno, problemas con trabajos duplicados por diferentes áreas o incluso el desarrollo de procesos de trabajo ineficientes, falta de optimización de los recursos necesarios, disminución de la agilidad en la toma de decisiones o en la adaptación de la organización…

Pues bien, el primer paso para conseguir la eficiencia dentro de las empresas, pasa por el diseño de una estructura organizativa vinculada a la estrategia, y para ello es fundamental seguir unos principios en el diseño del organigrama, centrándonos en dos aspectos que no pueden faltar y que aportarán claridad.

El primero de los elementos que tiene que quedar claro en el organigrama, tiene que ser la representación gráfica de la siguiente pregunta ¿A qué nos dedicamos?, ¿Con qué actividades ganamos dinero ahora y con cuáles queremos hacerlo en el medio plazo? La respuesta gráfica a esta pregunta se convertirá en las áreas de negocio.

Existen diferentes aspectos a tener en cuenta a la hora de definir las áreas de negocio y en cualquier caso dependerá de la propia estrategia de la compañía y del grado de madurez de los diferentes negocios.

Aunque existen multitud de variantes para el diseño de las áreas de negocio, este punto no es el objeto de este post, y sólo quería dejar claro que el organigrama debe recoger de manera gráfica cual es el negocio o negocios de la organización y que concepto será el importante para la misma (producto, geografía, procesos… modelo mixto). Y sea cual sea el modelo elegido tiene que quedar tan claro que alguien pueda observar el organigrama y descubrir las intenciones de la organización.

El segundo de los aspectos a tener en cuenta es cuales son las áreas de soporte que van a ayudar a los diferentes clientes internos a cumplir con sus objetivos.

Existen dentro de las organizaciones dos grandes grupos de clientes internos, por una parte se sitúa la dirección general y por otro las propias áreas o unidades de negocio.

Lo que provoca que se tenga que hacer una división entre las áreas de soporte o staff entre:

  • Las áreas de soporte cuyo principal cliente es el director general y centran sus actividades en ayudar a la toma de decisiones del mismo, entre las áreas o responsabilidades que se encuentran dentro del Staff a la dirección se encuentran las relaciones institucionales, la planificación estratégica, el gabinete de prensa, (en algunas organizaciones el control de gestión o la asesoría jurídica)
  • Las áreas de soporte cuyo principal cliente es el negocio, que se encargan que las diferentes áreas de negocio, prestándoles servicios para conseguir alcanzar sus objetivos, entre las áreas o responsabilidades que se encuentran dentro de este Staff al negocio, se encuentran las áreas de RRHH, Marketing, Comunicación Interna, Administración y Finanzas).

Tenemos que tener en cuenta que aunque hay una serie de tendencias, lo que para una organización es un área de soporte para otra puede ser su negocio, por ejemplo, la mayoría de las organizaciones considera el área de marketing como soporte al negocio, pero para Coca-cola el marketing es el principal negocio, teniendo externalizada hasta la producción y distribución de su producto.

Es necesario a la hora de diseñar el modelo organizativo, tener clara la cadena de valor de la organización y cuáles son los principales procesos o actividades de negocio y soporte, para luego tomar decisiones con respecto a la composición de áreas y los efectivos que las compondrán.

Para conseguir un organigrama que ayude a entender la organización, pero que sobretodo dote de soporte a las necesidades estratégicas, es fundamental que se reflexione sobre estos dos conceptos organizativos ¿Qué hago y cómo lo quiero hacer? (áreas de negocio) ¿Qué necesito para hacerlo pero no es parte de mi negocio? (áreas de soporte) y dentro de las mismas clarificar ¿Quién es mi principal cliente (la dirección o el negocio)?

Para terminar decir que el organigrama no es algo estático que tengamos que tener en cuenta a la hora de diseñar nuestra estrategia, sino que por el contrario tienen que ser los planes estratégicos los que nos digan cómo tienen que ser nuestra estructura, que ante todo tiene que ser flexible ante cualquier cambio producido por las necesidades del negocio, siendo necesaria una continua revisión y adaptación.

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